בטיחות איכות ולוגיסטיקה סביבה  
 
תקציר: נהלים והוראות עבודה
נוהל הוא מסמך פנים ארגוני המפרט ומגדיר מדיניות ו/או דרכי ביצוע - בדרך כלל של פעילות מחזורית. הנוהל משמש גם תקן בקרה לפעילות כזאת.
הנוהל מורכב בדרך כלל מהפרקים הבאים:

נתונים מזהים כמו:
- שם קובץ הנהלים 
- שם הנוהל
-
מספר הנוהל
- תפוצה לפעולה
- תפוצה לידיעה
- נספחים
- אסמכתאות
מבוא
- רקע 
- מטרות

מדיניות
- יוזמה
- הגדרת מושגים
- הגדרת מדיניות
- סמכויות
- הפונקציה המופקדת על עדכון הנוהל
- אישור
 
תהליך
- הגדרת אחריות ביצוע
- עיתוי
- הטפסים הקשורים
- דיווח
- שלבי ביצוע

בקרה
- החותם על הנוהל ותוארו
- אחריות בקרה
- תהליך הבקרה
- אמצעי הבקרה
- מעקב
- עדכון

מכאן שהנוהל קובע מתי לפעול ובאלו אמצעים. בהיותו מתאם ומפרט תהליך תקשורתי ארגוני, הוא עונה לשאלות הבאות:
מה
 - מה התכלית שלשמה הוגדר הנוהל ומהי מטרתו של כל שלב?
Why
כיצד
 - באיזו דרך ובאילו אמצעים יש לנקוט כדי לבצע כל שלב?
What
מי
 - מי האחראי על ביצוע כל שלב בנוהל?
Who
מתי
 - מתי יש לבצע כל שלב ובאיזה סדר לבצע את השלבים?
When
היכן
- היכן יש לבצע נוהל זה?
Where
 
הציפיות מהנוהל:
אחריות וסמכות.
תחומי האחריות והסמכות של כל פונקציה הם חלק מתחום התפקיד שלה.
הנוהל מגדיר וקובע מי האחראי לביצוע כל שלב ולמי סמכות הבצוע. כך, הוא מהווה כלי לבחינת המשמעות של תיאור התפקידים הלכה למעשה.  
 
תקשורת
הארגון מבוסס על חלוקת עבודה ותפקידים ומאידך על שילוב של פעולות נפרדות להשגת מטרה מוגדרת. מערכת הנהלים מהווה אמצעי תקשורת מעולה המשולבת בין ממלאי התפקידים השונים בארגון.
 
אחידות
תכנון העבודה והנחיות לביצועה מרוכזים בידי בודדים. ביצוע העבודה נתון בידי עובדים רבים שעלולים להימצא במקומות רחוקים זה מזה וכך עלולה האחידות בביצוע ובתוצאות להיפגע.
נוהל עבודה מפורט של שלבי העבודה על פרטיה מאפשר אחידות בביצוע ובתוצאות.

הדרכה
הנוהל משמש גם מדריך לעובדים לביצוע תפקידים. פירוט שלבי העבודה,
האמצעים הדרושים ואמות מידה להערכתה, מסייעים לעריכת תכנית להשתלמות
העובדים. בכך משמשים נהלי העבודה אחד מכלי העזר החשובים לתכנון הדרכה. 
 
תיאום
כל פונקציה בארגון פועלת להשגת מטרותיה. כדי למנוע חיכוכים יש צורך בהגדרת המטרות הכוללות של הארגון, בתיאום בין היחידות השונות ובשילוב פעולותיהן.
תכנון ועריכת קובץ נהלים מחייב ראייה כוללת להגדרת המטרות והמשימות של הארגון כולו, בשיבוץ כל יחידה ומטרותיה בארגון הכולל. תשומת לב מיוחדת ניתנת לניצול יעיל של אמצעים, למנוע כפילויות ולחיב את הגורמים השונים להידבר ולפעול במשותף.

הכנת נהלים
לאור הדרישות המרובות מהנהלים, המגדירות סמכויות, אחריות ושיטות עבודה, ברור שמסובך להכין אותם. לפני הכנת הנוהל, פעל כל מנהל לפי הבנתו ומיטב שיקוליו. אחרי שקיים נוהל - הוא מחייב את כל הגורמים לעבוד לפיו ולא לסטות ממנו. מכאן מובנת הרגישות הרבה של המנהלים השונים להכנת נהלים. עבודת הכנתם מזכירה לעתים לוליין המנסה להלך בין הטיפות ולהשאר יבש - משימה כמעט בלתי אפשרית. עבודה זאת מעוררת מספר שאלות:
- מתי הזמן להכין נהלים?
- מי האחראי להכנת הנהלים?
- באיזה שיטה להכין את הנהלים?
 
 
 
הציפיות מהנוהל:
 

- אחריות וסמכות
- תקשורת
- אחידות  
- הדרכה
- תיאום
- הכנת נהלים
 
מתי הזמן להכין נהלים?   
במפעל קטן שבו תקשורת טובה ופתוחה, כאשר כל בעלי התפקידים מודעים למטרות הכוללות של המפעל וחותרים להשגתם - מועט הצורך בנהלים.
הצורך בנהלים גובר והולך ככל שהמפעל גדל, היחידות מתפתחות, בעיות למיניהן מחמירות ומלוות במתחים בין מנהלים כל אחד רואה את מקור הרע אצל חברו. למעשה, הגורם האמיתי לצרות הוא חוסר הגדרה ברורה של סמכויות,
אחריות ונהלי עבודה ברורים.
כל מנהל נוטה לפרש את "התורה שבעל-פה" לפי הבנתו. זה הזמן לנתח את התהליכים, לנסח ולהכין נהלים.
מי אחראי להכנת נוהלים?
שתי גישות עקרוניות לבעיה:
מהיבט הסמכות רצוי שמנהל היחידה עצמו יטפל בהכנת נהלים.
במקרה כזה קל יהיה ליישם את הנוהל כיוון שתהיה התנגדות קטנה להמלצותיו.
יתרון נוסף לגישה זאת: מנהל היחידה יודע ומכיר את תהליכי העבודה לפרטי פרטים כך שאי אפשר יהיה "לעבוד עליו".
מאידך, במרבית המקרים מנהל היחידה עמוס מדי בנושאים שלדעתו חשובים יותר והוא מטיל את המשימה המייגעת על אחד הכפופים לו.
 
מהיבט ההכנה רצוי שיעסוק בהכנת נהלים מקצוען בעל כישורים מתאימים:
כושר ניתוח, אדם שיורד לפרטים ולא טובע בהם, אובייקטיבי, רגיש לנושא ובעל ידע בכתיבת נהלים. נהוג להטיל תפקיד זה על האחראי של מחלקת ארגון ושיטות (או"ש). החיסרון - לעיתים, כשהנושא שנוי במחלוקת בין מנהלי מחלקות אין לו יכולת הכרעה. בגלל הסטטוס בו הוא נמצא, לא מקבלים מנהלים ברמתו ובכירים ממנו את דעתו והא לא יכול לכפות אותה עליהם. על כך עליו
להתגבר בעזרת הרבה טקט וכושר שכנוע. כשאלה לא יעזרו ישתמש בגיבוי שיקבל מהמנכ"ל.
 
כיצד להכין נוהל?  
כבר הוזכר שנוהל המגדיר שיטות עבודה ו/או סמכויות ואחריות מעורר התנגדות כיוון שהוא מצמצם חופש פעולה. המנהלים לא יהיו עוד חופשיים לבצע את העבודה לפי הבנתם, המשתנה לפי נסיבות ומצבי הרוח, אלא יבצעו אותם בהתאם להגדרה מפורטת הכתובה בנוהל. מאידך, נוהל איננו חוק מדינה. המפר חוק מדינה צפוי לעונש מרתיע הקבוע בחוק. לא כך מתייחסים ומטפלים במנהל "שמיישם" נוהל לפי הבנתו. קשה לכפות נוהל בעזרת אמצעי ענישה והרתעה. כדי ליישם נוהל בהתאם לרוח הדברים ולפרטיו דרושה הבנה, הסמכה ומוטיבציה של כל בעלי התפקידים. אפשר לפתח הבנה ומוטיבציה ע"י הסבה וע"י שיתוף של כל השותפים הישירים והעקיפים לביצועו. תשעת השלבים להכנת נוהל: 
הלימוד   
שלב זה יתחיל בלימוד המצב הקיים בראיונות אישיים של מכין נוהל עם כל אחד מהמנהלים שיש להם קשר עם יישום הנוהל. בראיונות האישיים ילמד מכין הנוהל:
- כיצד מתבצע התהליך כיום מנקודת מבטו של המתאריין.
- מה לדעת המתראיין מפריע לו לתפקד בשיטת העבודה הנוכחית.
- מה ואיך רצוי לתקן במצב הקיים. 
את כל מה שילמד מכין הנוהל בראיונות האישיים, יעלה על הכתב. הוא יזדקק בשלב זה לכל הידע שלמד כדי להבהיר את העמדות השונות בעזרת תרשים מבנה ארגוני, תרשימי תהליך למיניהם, טבלאות ודיאגרמות וכל יתר אצמעי המחשה, בחינה וניתוח.
בשיטת האלימינציה, יאתר מכין הנוהל את התהליך הטוב ביותר הרצוי לארגון מהיבט העבודה והנפשות הפועלות מסקנותיו יגבש בהצעת נוהל. 
 
הצעת נוהל
את הצעת הנוהל יש להפיץ בין כל משתתפי הדיון הראשוני והיא מהווה בסיס לדיון.
היא צריכה להיות ערוכה בדומה לנוהל אמיתי על כל פרקיו: מטרות הנוהל, אלו בעיות הוא אמור לפתור ותיאור מפורט וברור של התהליך המוצע. יש להפיצו בין המשתתפים בדיון - בכדי לאפשר זמן מספיק לעיון, לימוד ושאלות מוקדמות להבהרה.

דיון ראשוני
מכין הנוהל יקיים את הדיון הראשוני בפורום רחב בו ישתתפו כל בעלי התפקידים שיש להם קשר ישיר ועקיף לנוהל. בדיון הוא יבהיר: 
- הבעיות אותן אמור הנוהל לפתור.
- מגוון הפתרונות האפשריים.
- כיצד הגיע לפיתרון המומלץ על ידו. 
מכין הנוהל יעודד כל משתתף להביע דעתו ולהתייחס בעיקר לנקודות שיפריעו לו לתפקד.
את הערות המשתתפים יחלק לשניים: 
- הערות המתנגדות לעקרונות הנוהל. 
- הערות שאפשר לשלבן בנוהל המוצע.
 
שינויים
בעקבות הדיון הראשוני יש להתייחס להערות ולשנות את הנוסח או הסעיפים המתאימים בנוהל. אותם שינויים שאפשר לבצע בנוהל מבלי לשנות את הרעיונות העקרוניים שבו.
השינויים יהיו מתואמים עם יוזמיהם ויאושרו על ידם לפני הפצת המהדורה המעודכנת של הצעת הנוהל. 
 
שכנוע המתנגדים
יש לבצע פעולת שכנוע של המתנגדים לעקרונות הנוהל כדי שהנוהל המוצע אכן ייושם בהבנה.
מכין הנוהל יעשה זאת בפגישות אישיות עם כל אחד מהמתנגדים ויגייס לשם כך את כל אמצעי השכנוע העומדים לרשותו.
כמוצא אחרון יעזר בגיבוי שיתן לו מנהל היחידה ובעזרתו הפעילה לשכנע את המתנגדים.
 
הרצה ניסיונית
הצעת הנוהל תיושם לניסיון לתקופה שתיקבע מראש - שלושה חודשים עד שנה.
תקופת הניסוי מיועדת לעמוד על הבעיות שיתעוררו, לאגור הערות ולנסות להציע פיתרונות. את הרצת הנוהל יש ללוות במסע פרסום והסברה לכל העובדים שיש להם קשר איתו. כל העובדים הקשורים לנושא חייבים לדעת על השינויים בתהליכי עבודה כדי למנוע טעויות ואי הבנות.
 
הסקת מסקנות
בתקופת הניסוי, בפרקי זמן מוגדרים מראש יש לקיים דיונים על השינוייםבתהליכי העבודה שהונהגו ולהסיק מסקנות לגבי המשך הניסוי.
- אם להמשיך בניסוי או לחזור לשיטה הישנה.
- האם לשנות משהו בתהליכי העבודה כפי שהם מנוסחים בהצעת הנוהל.
 
שינויים ופרסום הנוהל
בתום תקופת הניסוי יערך דיון מסכם ובו יש להחליט:
- האם תקופת הניסוי הסתיימה או שיש להאריך אותה.
- האם הנוהל עונה לבעיות כפי שתוכנן?
- האם יש לתקן ו/או לשפר בו משהו?
לאור החלטות שיתקבלו יש להכניס את התיקונים הדרושים ולהפיצו כנוהל
 
מעקב ועדכון
כתוצאה משינויים תכופים במוצרים ובטכנולוגיות חלים שינויים גם בארגון.
שינויים שמשמעותם שינוי בתהליכי עבודה, בסמכויות ובאחריות בעלי התפקידים וכתוצאה מכך שינויים בנהלים. לכן יש צורך במעקב מתמיד אחר השינויים בתהליכי העבודה ועדכון הנהלים בהתאם.
לעיתים, כדי להיחלץ מביצוע נהלים מחפשים בעלי התפקידים "הוכחות" עד כמה הנהלים אינם שימושיים - בין השאר כיוון שאינם מעודכנים.
מכאן נובע הצורך העיקרי להקפיד ולעדכן את הנוהלים באופן שוטף. 

 
נוהל תקין ומעודכן - ערובה לבטיחות והצלחה
 
נהלי בטיחות
נהלי הבטיחות הינם כלי עבודה בסיסי לניהול מערך הבטיחות. הנהלים מרכזים את ההוראות, הפעולות וחלוקת הסמכויות בנוגע לעבודה מסוימת, תחנת עבודה מסויימת ולתפקיד מסויים.
נהלים אלו נועדו להסדיר תפקידים, סמכויות וחלוקת אחריות. כל זאת, על מנת להקטין את הסיכונים הטמונים בעיסוק מסויים. המטרה הכללית היא הגברת המודעות לסיכון בטיחותי והקטנת החשיפה לגוון זה.
 
את נהלי הבטיחות ניתן לחלק ל- 2 קבוצות:
- נהלי הבטיחות בשגרה (במסגרת עבודה שוטפת רגילה).
- נהלי חרום (לשימוש בעת מצב חרום, המוגדר בנוהל עצמו).

נוהל בטיחות בשגרה
נוהל בטיחות טוב, יכתב לאחר איסוף כל הנתונים הרלוונטים הקשורים לעובד, סביבת העבודה, סוג העבודה, הסיכונים הטמונים בעבודה והפתרונות הבטיחותיים.
הנוהל יכתב כרשימת הוראות אותן אנו מבקשים להטיל על האדם העוסק במסגרת עבודתו, בעיסוק הנידון במסגרת הנוהל.
 
הנוהל חייב להיכתב בצורה פשוטה וקלה לקריאה. אפשרות התמצאות קלה בנוהל כתוב הינה ערובה לשימוש יעיל וסדיר. נוהל הבטיחות משמש בד"כ למתן פתרון לשתי בעיות מרכזיות:
- מסגרת לימודית להכרת תפקיד חדש, הכרת הסיכונים המיוחדים והוראות הבטיחות הנובעות מסיכונים אלה.
- פתרון יעיל וקל למתן חשיבות בטיחותיות לבעיות שיתעוררו במסגרת העבודה, וכלי לריענון הזיכרון.
- דוגמאות לנהלי בטיחות בשגרה.
- נוהל שימוש בציוד מגן אישי.
- נוהל עבודה עם רתכת חשמלית.
- נוהל עבודה עם חומרים מסוכנים.
- נוהל קליטת עובד חדש.
- נוהל לביצוע עבודת אחזקה במכונת ייצור.
- נוהל לביצוע עבודה בתחום המפעל ע"י קבלן חיצוני.
- נוהל עבודה באש גלויה.
- ועוד...

נוהל חירום
נהלי החירום, נועדו לתת מענה למצבי חירום העלולים להתפתח במסגרת העבודה.
מצבי חרום, מטבעם, גורמים ללחץ ולהתנהגות בלתי צפויה מצד אנשים הנחטפים למצבים אלה. מצבי חרום בטיחותיים אופיינים עלולים להיוצר כתוצאה משריפה, דליפת חומרים מסוכנים, פגיעה גופנית או בריאותית במסגרת העבודה וכל מצב אחר החורג מתהליך העבודה הרגיל.

נוהל החירום הינו רשימת פעולות הנותנות מענה לצרכי המצב המיוחד שנוצר.
- נוהל החרום משמש בדר"כ למתן פתרונות לשתי בעיות מרכזיות:
1. פתרון מעשי ונוח לשימוש בעת התרחשותו של מצב חרום.
2. מסגרת מקצועית להערכות לשעת חרום ותירגול צוותים ובעלי תפקידים האמורים לתת מענה במצב חרום.
- נוהל החירום יכיל בין השאר את הנתונים הבאים: 
1.
אחריות וסמכות להפעלת הנוהל
2. שיטת הפעולה - סדר הפעולות העקרי מרגע קבלת הודעה על מצב חרום מוגדר ועד להשתלטות על האירוע.
3. שלבים - פירוט שיטת הפעולה עפ"י שלבים:
- התגובה המיידית
- המענה הראשוני
- המענה המשלים
- שלב השיקום וחזרה לכשרות.
4.
מנהלה - האמצעים הדרושים לטיפול במצב החרום בתחומי כ"א, ציוד, רכב וכל אמצעי טכני אחר. 
5. שליטה - אמצעי שליטה במוקד האירוע: אמצעי קשר, אזרי סימון וכו'.
6. רשימת תיוג - רשימת שמות, בעלי תפקידים, כתובת ומס' טלפון של צוותי חירום מפעליים וגורמי חירום חיצוניים רלוונטים.
 
דוגמאות לנהלי חירום:
- נוהל חירום לטיפול באירוע חומרים מסוכנים.
- נוהל התנהגות במקרה שריפה.
- נוהל מילוט בעת מצב חירום.
- נוהל טיפול בנפגע מתאונת עבודה.
- נוהל פינוי נפגעים.
- נוהל חבירה לכוחות חירום.
- נוהל הפעלת ציוד חירום.
 
לסיכום
נהלי הבטיחות הינם "מכשיר הקשר" בין הממונה על הבטיחות לבין שאר עובדי ומנהלי המפעל. נהלי הבטיחות, בשגרה ובחרום, נועדו לרכז ולמסד את צורת העבודה הבטוחה בכל שלב ועיסוק במסגרת העבודה הפנים מפעלית. נוהל הבטיחות מאפשר לבקר את תהליכי העבודה. נהלי הבטיחות מהווים את ריכוז הפעולות להקטנת הסיכונים בתהליכי עבודה בשגרה ובמצבי חירום - נהלים טובים הם פשוטים לקריאה וקלים להתמצאות.
הנהלים מהווים כלי עזר להטויית מדיניות לבטיחות כוללת ובסיס להכשרת כח-אדם בתפקידים שונים.
הנוהל מרכז תחתיו את כלל הסוכנים, הצרכים הבטיחותיים והפתרונות המנהלתיים והטכנולוגיים לגבי כל תהליך עבודה.  
 
 
 
 
a site by Pixiesoft